pr kalender

Dit is waarom jouw organisatie een PR-kalender moet hebben

Een van de belangrijkste componenten van succesvolle PR is snel genoeg kunnen schakelen. Wanneer je er vroeg bij bent zal de media je verhaal een stuk boeiender vinden. Het lastige hieraan is het afstemmen van wat het juiste moment is voor je bedrijf, wat het juiste moment is voor de media en wat het juiste moment is voor iedereens publiek. Dit zal allemaal tegelijkertijd moeten zijn.

Om dit te doen, moet je niet alleen de trends in je branche bijhouden, maar ze voor alle partijen zien aankomen. Je hebt tijd nodig om je plan op te stellen, de media te pitchen en ze alles te geven wat ze nodig hebben.

Hoe kun je op de hoogte blijven van trends, seizoenen, wat media doen, wat er in je bedrijf gebeurt, en ervoor zorgen dat alles samenwerkt? Als je bekend bent in de wereld van PR heb je waarschijnlijk een PR-kalender.

Zo’n PR-kalender is méér dan een grote lijst met data. Het is een strategie en project op zich, waarbij alles in kaart wordt gebracht wat nodig is voor PR-aandacht.

Benieuwd naar het nut van zo’n PR-kalender en hoe je er zelf een maakt? Wij helpen je op weg.

Wat is een PR-kalender?

Een PR kalender is een projectkalender/plan dat alle belangrijke componenten in kaart brengt die nodig zijn voor het pitchen en verzekeren van PR- of media-aandacht. Ook geeft het een overzicht van andere belangrijke marketingcampagnes. Zo kun je zien hoe je PR kalender aansluit bij de rest van de plannen.

Je PR kalender is niet alleen een kalender met publicatiedata of definitieve deadlines. Het verdeelt eigenlijk de verschillende stappen van het proces en alle bijbehorende taken in een tijdlijn.

Alle kleine deadlines, taken, campagne gerelateerde afspraken en verzoeken worden hierin weergegeven. Welke taken nodig zijn, hangt natuurlijk af van de individuele PR strategie van je bedrijf.

Waarom heb je een PR-kalender nodig?

Je hebt waarschijnlijk al zakelijke kalenders, marketingkalenders en content kalenders. Dus waarom moet je ook een PR-kalender hebben? Is het alleen maar om je georganiseerd te voelen? Ja en nee.

pr

Als iemand niet weet wat er aan de hand is of wat er gedaan moet worden, kan dit voor verwarring zorgen met als gevolg vertragingen en fouten in het project. Daarom gaat het hebben van een PR-kalender om meer dan alleen de organisatie. Het gaat om de volgende 3 onderdelen.

1: Public relations afstemmen op andere zakelijke activiteiten

Zie de verschillende kalenders die je hebt als verschillende lagen van je PR en marketing. Ze laten elk een apart onderdeel zien, maar samen krijg je het hele plaatje.

De algemene zakelijke kalender is de kern waarop al het andere moet worden gebaseerd. De marketingkalender is de tweede laag hierin worden alle vormen van communicatie rondom campagnes weergegeven. De content kalender kan een derde laag zijn die laat zien welke content je gaat gebruiken om die campagnes te implementeren.

Beschouw je PR-kalender als de laatste laag. Hierin zie je een overzicht van hoe je publiciteit gaat gebruiken om je marketing te versterken. Door gebruik te maken van alle kalenders krijg je een volledig overzicht van je totale communicatie van je bedrijf.

2: PR rondom feestdagen en trends

Een PR-kalender maakt het werk van je team ook makkelijker. Vooral omdat de mogelijkheid er is om vooruit te plannen voor eventuele vakanties/trends waar je bedrijf wat mee zou willen doen. Deze campagnes zijn tijdgevoelig, daarom is het belangrijk hier alles goed voor te plannen en duidelijk in kaart te brengen.

3: Gemakkelijkere interne en externe samenwerking

Ten slotte, als je zoveel samenwerkt als public relations vereist, heb je veel verschillende mensen waarvoor je verantwoordelijk bent, zoals: journalisten, uitgevers, medewerkers, experts binnen je bedrijf en freelancers die voor je bedrijf werken.

Een PR-kalender kan worden gedeeld met iedereen die bij de projecten/campagnes betrokken is. Het zal je helpen om gemakkelijker samen te werken en te communiceren zonder externe deadlines te missen die de media-aandacht in gevaar zouden kunnen brengen.

Een PR-kalender maken en beheren

1: Kies je formaat

Eerst moet je beslissen waar je PR-kalender zal komen te staan. Een digitale kalender is uiteraard het meest efficiënt. Dat betekent dat je kunt kiezen voor een spreadsheet, een digitale kalender of een bepaalde tool die specifiek hiervoor bestemd is.

Er zijn voor- en nadelen voor elke optie, dus houdt rekening met de behoeften van je eigen medewerkers.

2: Beslis over je soorten content

Als je eenmaal hebt besloten waar de PR-kalender zal komen te staan, is het tijd om je campagnes en processen erin uit te bouwen. Je begint bij het identificeren van de soorten content die je nodig hebt om je content en media-aandacht te implementeren en versterken.

Een goede manier om dingen te structureren is door elk type content een eigen categorie te geven.

3: Plan je content

Vervolgens moet je overwegen hoe “vol” je kalender zal worden. Dus, hoe vaak je wilt dat content wordt gepubliceerd als onderdeel van je strategie. Of dat nu earned of owned media zijn, dat maakt niet uit. Hierbij zal je rekening moeten houden met een aantal verschillende factoren.

Allereerst, voor hoeveel publicaties van content en het verkrijgen van media-aandacht heb je de capaciteit? Je deadline moeten voor de rest van je medewerkers haalbaar zijn. Je wilt ook voldoende ruimte overlaten om te reageren op actuelere trends en gebeurtenissen wanneer deze zich voordoen. Plan je PR-kalender dus niet helemaal vol!

Ten tweede, welke trends of campagnes zullen de meeste impact hebben? Je wilt zo veel mogelijk top of mind blijven bij je doelgroep. Toch is het is ook de moeite waard om in ‘rustigere’ tijden content te spreiden.

Ben jij benieuwd wat wij voor jou kunnen betekenen op het gebied van content marketing of public relations? Plan dan een consult met ons in om te zien wat wij voor je kunnen betekenen. Stuur ons een bericht via info@nxtcontent.com of neem telefonisch contact op via 020-7657570.

Deel op Facebook... Twitter... LinkedIn... Pinterest... WhatsApp...
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on pinterest
Share on whatsapp

Wil je meer weten?

Neem dan contact op met Remi Kuchler of Johan Konst via 020 – 7657570 of via info@nxtcontent.com. 

Meer artikelen

Laat een reactie achter

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Onze website maakt gebruik van cookies, zodat we jouw beleving kunnen verbeteren. Lees meer in ons Privacy Statement.